面对公司最高管理层做汇报，如果汇报人表现得很糟，那么与其相连的事情也都会变得岌岌可危：一个很有价值的项目计划可能不会被批准，如日中天的职业生涯会瞬间脱轨，还有高管们的宝贵时间被白白浪费。
一场糟糕的会议汇报所耗费的生产力成本是可以被换算成金钱的——很多的金钱。我们这里有一家年总收入40亿美元的中型公司，我们来计算公司5位最高领导者（首席执行官、首席财务官、首席运营官、首席技术官、首席市场官）一同出席一场为时1小时的会议的成本，结果是惊人的。他们的工资、奖金、股票期权以及其他福利，都可以从美国证监会的公共档案中查询到。我们的计算显示，让这5位首席高管一同参加一场决策会，股东们为此付出的成本将大于3万美元一小时！假设这5个人每周最少要开两次这样的会议，每次会议一个小时，那么一年耗费的成本则为6万美元/周×52周=312万美元/年！
更糟糕的是，据首席执行官们所说，他们所参加的会议的平均失败率高达67%。也就是说，将近7成的会议都是彻底失败的！这些失败的会议每年耗费股东们的成本多达210万美元（312万×67%）。压力如此之大，也难怪要尽量避免浪费高管们的宝贵时间。
根据麦克·莱昂斯所言，董事会都是在以履行勤勉义务①时所具有的勤勉程度去管理公司财产的原则下进行运营管理的，意思是，董事会必须对股东们利益的损失保持警觉。你可以理解为，如果董事会了解正在首席高管们面前进行的汇报有多么糟糕，他们会毫不犹豫地采取行动。与一次失败汇报带来的损失相比，员工或者股东诉讼什么的都只是小儿科。
灵活变通
重担在肩，你不得不准备好应付一切可能出现的意外状况。这意味着你必须有很强的适应能力。如果你一丝不苟地按照你精心预演的剧本进行汇报，同时忽略向高管们表示对他们的关注的感激，那结果只能是失败。高管们面对的是整个公司瞬息万变的情况。可能在你进入会议室前的一分钟里，他们还在为财务状况、生产能力或者质量控制而忧心忡忡。
请回忆一下，在第一章中，我面对迪克·安德森所做的汇报。如果那时我对他心中巨大的关注层面有所了解，那么我的汇报会顺利许多。向首席高管们显示你理解并尊重他们的职责，并且能够在汇报过程中调整你的汇报内容，这些会对你的成功起到很大的帮助。
哈罗德·费斯提醒道：“首席高管团队在共同会议中要处理数量惊人的数据来进行决策。他们的因公旅行日程多得数不清。对这些人的紧张工作来说，能聚在一起开会简直是一种奢侈。你需要尊重他们的时间，并且把自己的紧迫感提高到跟他们相同的水平。”
当你走进会议室时，请注意那些高管们的时间成本、他们关注层面的广度以及他们的预期，这样身为汇报人的你才能够满足他们多变的需求。甲骨文公司副总裁马库斯·齐林建议道：“你必须把自己从传统汇报演讲培训中学到的那些东西彻彻底底全都扔掉。这不是你进行教育、说服、激励或者领导的场合。一切都是围绕原始决策进行的。”
“时间”是我们遇到的第一个挑战，你将会看到托德·鲁瓦克——eBay的副总裁——根本就没想到过这个问题。他把所有注意力都放在大费心血制作的幻灯片上，而这个错误让他付出了昂贵的代价。
直到会议结束也没有出现预期中的问题以及讨论，很明显托德并没有做好准备。当高管们告诉他缩短汇报时间时，他应当立即调整自己的汇报内容。托德应该做的是，有一个按照原定时间长度准备的汇报，同时还有一个5分钟的简短版本，只阐述最核心的内容。为什么需要一个简短的版本？因为它有时间成本优势，同时还能为你带来投资回报。
托德最主要的任务是向高管们表述清楚自己的需求和目标，然后回应高管们提出的问题。当高管们因为时间问题而焦虑不安时，他应该扔掉自己的演讲稿，直接开始“电梯游说”。这样做的话，最后还是能引起高管们的关注的。
电梯游说
董事会成员经常会问：“你的电梯游说版本呢？”如果你不能把你的策略或者主题缩减到只剩几句、能够在电梯升降10层楼的时间内说清楚的话，那么你根本就没有简洁明了、可以让人关注的核心信息。
■格雷格·巴拉德
为你每一个汇报都准备一份电梯游说版本，可以使用PREP结构：
●Position观点（核心信息）
用一句话解释你想从对方那里得到东西的以及能给对方的投资回报；
●Reason理由
简短解释一下为什么你的观点对公司来说是如此重要；
●Evidence证据
能够支持你观点的例子或者证据之一；
●Position观点（核心信息）
重申你的请求。
一张幻灯片都不用
在得到了高管们的建议之后，托德认识到他需要更强的应变能力用来应对高管们的时间限制。在第二次汇报中，他从头到尾都做得很好。在高管们的要求下，他直奔主题，毫不拖泥带水地完成汇报，提出他的请求并且得到了批准。然后会议顺利进入到下一个日程议题。
托德反馈道：“当我第二次进入会议室的时候，我准备了一个1分钟的汇报版本、一个10分钟的汇报版本和一个4分钟的汇报版本。我可以从幻灯片第一页开始讲，第七页开始讲，第二页也可以，一页幻灯片都不用也没问题。我已经准备好应对一切可能出现的问题。”
本章小结
要避免陷入“时间”的陷阱，你需要：
●事先意识到你会遇到时间缩短的问题；
●十分清楚你参加这场会议的目标以及你的核心内容；
●为你的汇报准备一个极其简短的版本；
●准备进行一场电梯游说；
●选择三张最能传达你信息的幻灯片；
●随时准备好扔掉你的讲演稿，直接进入核心内容。
