让人抓狂的表达方式
你肯定也遇到过这种人,他们讲话时颠三倒四,前言不搭后语,讲了半天,也不知道想要表达什么,特别让人抓狂。书中的主人公小王就是这样的人,让我们来看看他是怎么表达的。
小王今天接到一个任务,原定于今天下午会议,因为几位老总都没时间参加,所以要给总经理打电话改时间。他是这么表述的:
总经理好,李总说他今天下午的会议来不了。张总的秘书说,张总明天晚上才从国外回来,所以他明天也参加不了会议。赵总说他明天倒是可以,但是他明天上午不行。会议室明天已经被销售部占用了,后天没有被占用。要不然把会议改到周四吧,您觉得如何?
总经理还没等他说完,就把电话给挂了。你是不是也觉得听着很累?因为讲了半天,最后才讲到重点:修改会议时间。前面陈述了一大堆的事实,都是次要的消息,总经理早就不耐烦了。
其实在职场中有一种更高效的表达方式,我们来体会一下。
总经理好,我建议把今天的会议改到周四。因为:
第一、张总和李总没时间;
第二、明天会议室已经被占用了;
第三、周四三个老总都有时间,会议室也空着。
是不是立马不一样了,关键点在哪里?关键点在于一开始就把结论先说出来,然后再去说明原因。如果用图示来表示,就是这样的。
结论:建议把会议改周四
原因1:张总和李总没时间
原因2:会议室已经被占用
原因3:周四的时候,人员和会议室都合适
为什么同样的话,用不同方式表达出来,效果完全不一样?因为后一种方式有了结构。为什么有了结构之后,就更容易让人明白和接受?因为我们的大脑更偏爱结构。
大脑其实偏爱结构
先来做一个好玩的游戏,下方有一串数字,给你5秒钟,能全部记住么?
试试看,盯着数字,倒数5秒,合上书本,看看能不能记得住。
我猜你可能记不住,因为大脑的工作记忆区容量有限,一次性只能记住5±2个记忆单元。这串数字有18位,所以你记不住是正常的。现在换一种方式,我保证你在三秒钟之内,记住这一串数字。
我们来把这个数字拆分一下,你会发现,正好是“建国日期+我爱你+你爱我+一生一世”。是不是变得简单许多了?一下子就能记住了。
为什么会这样?因为人的大脑是偏爱结构的。结构的好处,是把原本需要单独记忆的零散信息,进行了组块。组块的好处就是减少了记忆单元,如果组块和其他熟悉的信息相关联,还会更容易记忆。
其实刚刚提到的修改会议通知的案例,也是一种重新组织。把原本比较零散琐碎的信息,提炼出重点。比如,第一个理由是“张总和李总没时间”,就是提炼了张总没时间,李总出国还没回来。
有了清晰的结构,大脑才能非常容易的抓住重点。因此,以后在表达时,需要使用结构化的方式来进行。
你需要结构化思维
什么是结构化的方式?其实结构化表达,就是用一种清晰的逻辑结构,把想要表达的内容进行重新组织。最简单易学的一种结构化表达方式是“金字塔塔原理”。
金字塔原理,简单来说,就是先表明中心思想,再说论点、论据,逐层展开,每一层都是上一层的展开,下一层又支撑着上一层,最终形成一个类似金字塔的结构。
金字塔结构核心要点之一是:结论先行。必须把最重要的结论放在最前面。很多时候,采取这样的一种方式,会非常清晰地帮助理解。说到这里,还有一个小故事。
麦肯锡公司曾经为一家重要的大客户做咨询。咨询结束时,麦肯锡的项目负责人在电梯间里遇见了对方的董事长,董事长问麦肯锡的项目负责人:“你能不能说一下现在的结果?”由于该项目负责人没有准备,而且即使有准备,也无法在电梯从30层到1层的30秒钟内把结果说清楚。最终,麦肯锡失去了这一重要客户。
这就是著名的电梯法则,必须在30秒钟之内,把事情的关键要点说出来。如果上面那位项目负责人掌握了金字塔原理,就会发现这事很简单。
只有30秒钟,所以,只需要把金字塔结构中最核心的结论说出来即可。
如果有3分钟,就可以展开金字塔的第二层,把支撑结论的几个重要的论点、论据说出来。
如果有20分钟,就可以把第二层的论点和论据,全部展开进行论述。
这样一来,你会发现,不管时间是长还是短。总能把最重要的内容先说完。所以,金字塔原理是一种非常好用,容易被别人接受的一种表达方式,接下来的这一章,就来一窥金字塔原理的究竟。
经济日报-中国经济网摘自《高效办公office教程》台海出版社
