之前我们总结了一些常见的让人讨厌的说话方式。
说出来的话背后隐藏着的是讲者的思考方式,要解决职场中“不好好说话”的问题,需要回归到本质,分析采用这种说话方式的背后原因。
情况一:铺垫太久
铺垫太久往往是因为担心,
担心1:怕自己的建议不被对方接受,因此尽可能把事情说得全面一点,从前到后不忽略每一个细节,希望对方能了解你的想法,甚至能理解你的难处和不容易,最后接受你。这也算是一种心理安慰,大概是觉得说得越多,对方越懂,被认可的概率越高。
担心2:担心自己想法不被理解,所以支支吾吾,铺垫很久,迟迟不愿意把真实的想法说出来,能拖多久是多久。
解决妙招:换位思考 模拟练习
换位思考:上一篇的请假例子,就是因为想着自己平日都不请假,或者大家都不请假,觉得请假不太好意思,所以才支支吾吾。
在做决定前,可以先站在对方的角度,评估自己的做法是否合适。
以请假为例,站在老板的角度怎么看待这个问题呢?
如果我是老板,员工偶尔请假并无不妥,不影响正常工作便可。所以,只要你不是在大家忙得要死、人手紧缺时请假,问题都不大,提前说出来并做好工作安排,相信大部分正常的老板都会同意。如果你还是有顾虑,可以请教部门内比较资深且关系比较好的前辈,问一下他们的意见。内心的疑虑消除了,表达起来自然就会顺畅很多。
模拟练习:如果本身比较容易害羞,或者对自己讲话的能力不太自信,那么在沟通之前最好先进行模拟练习,在心里打打腹稿,如在请假这件事上,模拟老板的反应进行谈话练习,练习的过程中很容易发现问题,不断练习与修正,真的和老板沟通时,也就不容易出现大问题。
综上所述,讲话铺垫太久,本质原因还是不自信;用上述“换位思考 模拟练习”的方法,不断地自我审视和纠正问题,一定有助于你解决这个说话效率低的毛病。
情况二:唠唠叨叨
这种人可能就是不自信,唠叨的最坏之处就是让人没耐心听你说,尤其是“日理万机”的领导。所以如果你发觉自己唠唠叨叨,或者发现别人听你说话总是没什么耐性,就需要考虑下如何改变自己说话的习惯了。
以前有个方法叫“电梯汇报术”,不少人就是通过这个方法成功地解决了自己的工作问题,还有人专门写成了一本关于“电梯汇报术”的书。我们把核心的内容分享给大家:
“电梯汇报术”是一种结构化思维,今天要介绍的是PRE的汇报结构:观点(Position)、理由(Reason)、证据(Evidence)。
第一步:观点(Position)
用一两句话说清楚你想要得到的东西。要点是,直接告诉领导你想请他们做什么,获得领导的关注,而不是解释为什么要做,因为这么短的时间,根本来不及解释。
你想要领导做的事情,一般有两种:
第1种:需要领导同意做这个事情,即“YES or NO”的决定;
第2种:需要领导确定某个重要事项,如预算、地点等,并同意参加后续的讨论。
因为时间紧迫,请一定要注视领导的眼睛,用坚定、简短的语言告诉领导:“我需要得到您的……”这样虽然唐突,却能促使领导快速进入状态,从而节省时间。
第二步:理由(Reason)
你需要仔细分析你的汇报材料,总结出不超过三个理由,然后试着用简洁有力的语言表达出来。
简洁的表达在于强化重点,尽量三句话,用“论点—论据—强化论点”的结构,例子如下:
“建议这个项目还是要做。因为如果按照现在的做法,能获得比以前多一倍的预算,且可以打开和客户深度合作的渠道,以后争取更多费用,意义重大。”
第三步:证据(Evidence)
如果领导这时已经产生兴趣,就会开始询问细节,关注证据,尤其是有高C特质的领导。而这些证据最好是:权威的经验、数据,就是那种一下子让领导信服的内容。例子如下:
“这个供应商以前帮×××做过多次上千人的活动,非常有经验,我们行业的top客户也是找他们合作的。”
“使用这个技术能提升50%的效率。”
这里延伸两点:
1.如果是要老板做“YES or NO”的决定,一般谈话之前双方都知道这件事情,所以只需要说清楚关键内容即可,这样当场确定的概率也比较高。例如,做了这个事情会有多少增量,预算占比多少等。
2.如果不是单纯拍板的内容,如和费用预算、供应商选择有关的,就需要给领导提供多个选择,且强调一定要按流程执行,如果不按照流程操作,会产生多么严重的后果等。这种情况下,在汇报的短时间内,领导不会这么快做决定,所以你可以做的是,提醒他你已经把相关资料发给他,或者说明招标会是什么时候,请他参加。
最后总结一下,“电梯汇报术”比较适用于短时间、面对重要客户或者领导的场景,这是一个比较短、平、快的过程,重点是获得对方的关注,从而争取机会进行后续的深入沟通,毕竟重要的决策也不是短时间内就能确定的。
而对于原来讲话唠唠叨叨的人,“电梯汇报术”是一个很好的锻炼方式。说话只是表象,暗含的是你的思考方式,当你被强迫要在几分钟内将事情说清楚,你就会考虑怎样表达更有效,从而去优化你的结构化思维。
如果你认为“电梯汇报术”适用的场景相对有限,有没有比较通用的优化表达的方式呢?答案是有的,我们来聊聊三段式沟通。
第一,讲话带序号,显得有层次感。你可以用上“首先,其次”或者是“第一点,第二点”等带有明显的层次或者排序的词语,至少让对方听起来是相对清晰的。
第二,层次内容包括结论、背景和证据。建议和领导沟通时结论在前,而和同级同事沟通时背景在前。
和领导沟通时把结论前置是因为领导时间有限,但结论在前对于表达有更高的要求;如果和同级同事或者在时间宽裕的情况下,还是“背景—证据—结论”的表达方式更好,因为是顺着逻辑下来的,有因有果,对方也容易听明白。
第三,共同确定的结论以文字记录留作存证。
沟通归沟通,形式和流程也是要有的,所以哪怕是和领导或者是其他同事沟通完,还是要有文字留底,可以以会议纪要的形式同步大家的共识,或者以邮件确认的方式。
而邮件正文内容可以用:“背景—问题—解决方案—证据—结论”的形式,由于此时的邮件确认主要是走个流程,因为要抄送很多人,所以有必要把事情讲清楚,因此可以选择稍微复杂的结构来表达。
情况三:态度不好
讲到职场沟通之术,还有一个很重要的点是:端正态度,在之前的文章中我们也提到过那些令人讨厌的职场说话方式,其中“态度不好”恐怕也是让大家深受其害,而且态度不好所酿成的后果也最为严重。
保证正常的沟通态度,有什么方法?
1.少用反问句
反问句总是有质疑他人的意味,所以建议用一般的祈使句代替反问句。
祈使句:建议用这个技术,因为……
反问句:为什么不用这个技术呢?因为它……
(感受下两句话带给人的感觉有何不同)
2.别人讲完三秒后再发言
为什么有时候大家开会会吵起来?因为互相打断,然后心里不爽。其实有时候也不是恶意要打断,而是心里比较着急,以为对方说完了,就立刻接了话,没想到原来对方还没有把话说完。
所以这里就有一个技巧了,就是等别人讲完三秒钟后再开始讲话,让对方有缓冲的余地,也就是确定把对方的话都听完、听清楚了再发言。这样整体的节奏也不会那么紧凑,像这种“你讲完我就接着讲”,或者“你没有讲完我就打断”的方式,会使整个节奏很严肃,甚至会有一些火药味,也不利于大家的沟通。
3.不要想入非非
人有时候就是因为臆想的感受而产生矛盾,如你今天穿了一个黑色的衣服,我说,有些人穿黑色衣服很显胖。其实我只是说了一个现象,但你可能会代入自己,这就很容易产生误会。
工作中也是一样的。我们讨论要解决的问题,讨论的都是事实,而那些我们臆想出来或衍生出来的感受都不在我们讨论的范围之内,这样也便于我们抓住问题的核心。不要因为讨论感受而跑偏,浪费太多不必要的时间。
(经济日报-中国经济网摘自中国法制出版社《极致工作:激发脑力极限的深度工作法》)
