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“时间管理”的三大原则

2019年01月10日 10:07   来源:经济日报-中国经济网   

  没有时间就好比无米之炊,无论我们制订出怎样的具体任务也无法将其付诸实施。

  事实上,越是年轻的公司职员,就越表现得对所谓的多重任务感到特别棘手。

  尤其是,当年轻人第一次受托率领一个团队时就更是如此。这时,他已经无法再像往常那样只顾埋头于自己的工作。他必须以俯视的姿态转动起不同的PDCA 循环,这无疑将促使他进入全面的恐慌状态。

  这时,年轻人将第一次感觉到“时间管理”势在必行。所谓的“时间管理”,这里可以考虑有以下三种手段。

  ① 割舍。

  ② 替换。

  ③ 压缩。

  选择“时间管理”,原则上应当按照这一顺序进行。

  关于多重任务的时间管理,有些人为了有效地利用现有时间,会首先考虑压缩用时。但是按照时间管理的顺序,依旧应当把压缩用时放在最后为好。根据需要,有时会将新增加行动措施“DO”

  与已有行动措施“DO”的优先程度进行对比之后重新排列顺序。

  这时仍然需要按照时间管理的顺序,把替换位置放在第二位。

  总之,有关“时间管理”,首先应当考虑的事情始终是——现有行动措施“DO”当中有无可以割舍的事项。

  这是最为简单而且行之有效的选择。

  盘点已有行动措施“DO”,确定“割舍”内容要想找出能够割舍的事项,首先必须对已有行动措施“DO”进行盘点,掌握时间分配的现状。对于那些明显无须下大力气推进的事项,则应迅速采取措施将其割舍。此外或许还有一些事项可以割舍,为此必须先将全部事项制表列出。

  这项工作看起来像是个大工程,可实际操作起来却意外地十分简单。

  如果属于公司业务,就需要将办公室的工作可视化;如果是个人行为,就需要将个人的时间运作可视化,仅此而已(除此以外的自由职业者,由于其公司业务与个人行为在时间上很难分开,因此有可能需要将两个方面同时进行盘点)。

  盘点期限以一周为宜。

  因为,即使具体的行为可能有所变化,但是回放一周的业务(或者个人的时间运作),理应不会发生很大的变化。

  以办公室为例,平均每天工作9 小时,一周五天就是45 小时。

  那么只需要弄清楚这45 小时里都做了哪些事情,每件事情共花费了多长时间。用从事该项工作每天花费的时间乘以一周重复该项工作的次数,便可得出从事该项工作每周所花费的总时间(例如制作资料10 小时、接打电话4 小时等)。

  作为参考,本书末尾附录网址中备有本公司实际使用的“时间盘点表”样表,如有兴趣请自行上网下载。

  此作业只要模仿做过一次,以后操作起来便十分简单。如果以往的记忆只凭感觉,不曾详细记录,建议可以使用记录生活轨迹的软件LifeLog,对自己一周的行动轨迹做一番调查(只凭感觉得出的结论往往偏差较大)。

  这张时间盘点表最为有效的,是对个人的时间盘点。

  在公司的办公室里,面对堆积如山的工作,人们自然目标明确,时间意识也比较强烈,

  可是一旦离开办公室,要求个人对自己的业余时间进行管理,许多人会说——那似乎有些强人所难。

  本公司在对员工的业余时间进行一番盘点之后发现,许多公司职员的业余时间浪费之严重超出人们的想象,让人看了以后大为震惊。

  无疑,我并不是禁欲主义者,也不主张人们过禁欲的生活。

  空闲时间和朋友一起出游,埋头于个人的爱好,和家人一起团聚,这些都是人们日常生活当中不可缺少的环节。

  可问题的关键在于,做什么事情都应当有个限度。

  经盘点发现,有些人一周之内玩手机游戏时间竟然长达20 小时,在我看来,割舍一半也不足以弥补浪费时间所造成的损失。

  (经济日报-中国经济网摘自湖南文艺出版社《高效PDCA工作术》)

 


(责任编辑 :石兰)

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