经济日报-中国经济网认为,不管你是领导着3名员工还是3000名员工,寻求公司成长、进步都需要一定的方法。那么一本工具书,必不可少。本书就很多管理者面对的现实问题如“你想过让员工自己决定什么时候休假吗? ”“如何在截止日期前完成任务? ”“不得不辞退一些员工时应该怎么做?”做了系统的阐述。
我们对耐克公司的口号“Just do it”(直接去做)耳熟能详,而且我们相信这就是更有效率的行事方式。实际上这是误解。虽然在某些情况下“直接去做”是挺有用的,但研究表明,“事先计划”往往比“直接去做”效果更好。在你一头栽进工作之前,列一个简单的计划有助于提高工作效率。
圣诞节后第二天
哥伦比亚大学的心理学家彼得·戈尔维策研究了人们开始工作的动机。他招募了一些大学生来参与试验。其中一半被告知,他们需要在12 月27 日前递交一份报告,描述自己是如何度过圣诞节的。另一半被试的任务相同,但他们要提前确定完成任务的具体时间(比如在早饭后)和地点(比如在客厅的一个安静的角落),这些学生实际设置了一个我们所谓的“触发事件”。结果怎么样?在提前确定了写报告的具体时间和地点的学生中,71%的人在规定时间里发送了报告。另一组只有不到32%的学生按时完成了任务。戈尔维策的试验在几十种不同的情境下重复了大约100 次。
想要在截止日期前完成任务?如果你能提前确定完成任务的时间和地点,按时完成任务的概率将提高一倍。
提高完成任务的概率
我们经常需要某位雇员、同事或合作伙伴的配合才能顺利完成工作。根据上文提到的试验结果,我们可以得出一个有用的结论:如果能在人们的头脑中植入一个触发事件,或者最好事先确定执行任务的具体时间和地点,按时完成任务的概率就更大。举个例子:你说,“你能在上午10点钟开始的会议结束之后把那份报告送到会议室给我吗?”将比“乔,明天你能把那份报告交给我吗?”更有可能拿到那份报告。
我们可以从烟民身上学到什么
通过对30 000 名成功戒烟的烟民进行研究,心理学家詹姆斯·普罗哈斯卡创建了一个理论模型,描述人们在生活中是如何改变旧习惯的。他最大的发现是,人们通常会一时兴起,立即行动(“我从明天开始就不抽烟了”),而不会提前做好充分的准备工作,促使改变有效进行。他们的意愿可能非常真诚,然而,如果没有恰当的计划,成功的可能性非常小。所以,在你急于采取行动之前,抽出时间来,列出一天、一周或一个月的具体计划,并且在计划时,为自己设定触发事件。
诱导自己进入状态
在汤姆·克鲁斯主演的电影《少数派报告》中,预防犯罪部门能够提前预见一起案件的发生。试想,如果你能提前预知自己每天能完成的任务,结果会怎样呢?在写这本书时,玛格丽特确实做到了这一点。在一天的工作结束时,她就给塞尼亚发一封邮件,告知进度,并附上最新完成的内容。但你知道这封邮件她是在什么时间写的吗?她上午坐在电脑前开始工作时,便第一时间写好了邮件。在她起草这封邮件时,这些内容都还没有付诸行动呢。她用过去时态描述了一天“已经”完成的任务。在某种意义上,玛格丽特是在“设定”自己开始工作。下面有两个“设定”自己开始工作的技术:蔡格尼克记忆效应和蒂娜的“哈哈!”清单技术。
蔡格尼克记忆效应
将近100 年前的一项研究揭示了一点关于工作效率的奥秘。心理学研究者布卢玛·蔡格尼克发现,不一次性完成一项工作可能是件好事。假如你同意参与一项研究,在这项研究中,研究者给你20 项需要依次完成的任务,其中包括做泥塑、做算术、做一个纸箱、完成一个拼图游戏等。
当你在执行这些任务时,有一半的任务会在你有机会完成之前被打断(被打断的任务是随机选择的)。在研究结束之前,研究者让你向他叙述你都做了哪些任务。你会更容易记起那些被打断未完成的任务呢,还是会更容易记起那些你顺利完成的任务呢?有趣的是,那些被打断的任务给人留下的记忆更深刻。
这个结论对你的工作有什么帮助呢?把一项只完成了一部分的任务放在你的桌上,这样,到了第二天早上,你立即就知道该做些什么。这就是蔡格尼克记忆效应。故意留下未完成的任务:在写下整段内容之前列出大纲,或者在制成产品前写好演示文稿。
我们有位客户叫桑贾伊,他不爱早起,通常很难在上午进入工作状态,然而他又痛恨自己浪费时间。蔡格尼克记忆效应对他来说很适用。桑贾伊决定将他管理的信息技术部门与整个公司不同的业务线更好地结合起来。“我已经与所有的大股东都谈过了,”他告诉我们,“但我还需要在明天下午开会之前以邮件形式通知大家相关的业务变化。”我们问他:“你今天下午就起草这份通知,明天上午审阅一遍后再发送出去。如此一来你明天上午一起床就知道要做什么了。”桑贾伊不仅在这件事上尝试了这个方法,而且后来我们了解到,他几乎每天都会为第二天早上留下一些未完成的任务,这样他就能顺利启动每天上午的工作了。
蔡格尼克记忆效应起作用的前提是,一定要有个开始。比如说你希望联系一位潜在客户,但还不确定具体如何操作。如果你只是想着“我应该联系这位客户”,蔡格尼克记忆效应是无法发挥作用的。你需要有个开头,这样才能创造一个未完成的结尾。你可以写下与客户联系时需要重点注意些什么,或者在互联网上搜索客户所在公司的相关信息,然后停下来,一段时间以后再回过头来继续,你的工作会更有成效。
(经济日报-中国经济网摘自《正面领导》中信出版社)
