1. 利用等待时间
有多少次,你被告知某次会面要推迟,在计划时间的几分钟、半个小时甚至一整天后才开始?
你可能会遇到如下情况:
● 交通问题
● 你准时到达,但是前面的人太多,你等候了很长时间
● 你没有预约,有人在你前面先接受了服务
● 你的车或手机出了问题
● 你在超市收银台排队等待结账
● 你到达机场,但飞机延误了几个小时或者甚至整天
这些情况其实没什么大不了的。它们在无意中为你创造了一段“时间黑洞”。现在,你原本要做的事会被耽误很长时间,如果你没有事先做好必要的准备,理智行动,那么你就是在浪费自己的时间。在这些情况下,大多数人利用时间的方法效率低下,比如:
●买杯咖啡
● 看报纸
● 听音乐
● 打电话消磨时间
● 玩手机
● 购买不需要的东西
● 望天或者看电视来打发时间
只要积极制定计划,生活自然就会走上正轨。多年来,我学会了不再依赖时钟,当然也不去依赖别人的指示。生活自有它的进程,我一直努力为可能出错的任何事做好准备,让自己能够应对计划的改变。因此,我学会了在出门办事时准备好一项后备计划和可能需要的工具,比如文具、笔记本电脑、耳机、照相机、电池、不同设备的充电器以及数据线。利用这些工具,我可以随时随地工作,并能完成许多工作任务。即使你是一名雇员,你也可以在这些情况下推进你的工作,节省你在办公室的时间,或者做一些你想要与工作同步开展的私人事务。很重要的一点是,在离开家前,我会选择只带最需要的东西,这样就不会太重,不需要背一个太大的包。通常情况下,我会带着我的笔记本电脑,甚至只拿着我的手机、充电器和笔。
我可以用这些满足最低需求的设备做很多事。这里有几条在此情况下提高效率的建议。
● 如果你近期有写作计划,趁这个时间写下你想要写的书或文章的主题,撰写目录、提纲甚至内容本身。你可以在手机上记录自己的想法,开发下一个信息产品。
● 想办法提升你的专业技能。
如果你是画家:画你周围的人。
如果你是演讲家:准备你的下一次演讲。你可以用耳机听你感兴趣的或与你专业领域相关的讲座,例如在等候会面、走路、吃饭甚至旅行时。
如果你是摄影师:拍摄你周围的事物。
你的职业是什么并不重要。你还可以上网搜寻与你工作相关的信息,你可能会在网上看到有关你的领域的最近的新闻报道,这些信息可以渗透到之后的专业讨论中,提升你对当前领域内动向的关注水平。你还可以对你正在进行或将要开始的项目进行下一步规划。你可以利用这段时间检查所有变量,力图在创建项目时达到最高的精确度。
列出项目的优点和缺点,根据效率来进行判断。检查是否会出现任何对项目造成阻碍的因素,评估如果去掉它是否会影响其他因素。如果不影响,那么从列表上划掉它。你的目标是用尽可能短的时间取得最丰硕的成果,把你的信息传播给尽可能多的人。每一个无法满足这个要求的行为都需要被重新审核,必要时可以删除。
2. 利用通勤时间
对一些人而言,通勤是日常生活的一部分。如果你每天都需要花单程半个小时坐公交车去工作,那么每周累计就是5个小时,还不包括等车和步行到工作地点的时间。
你如果能做好这种加法,学会如何把这段浪费的时间转化为有效的工作时间,你每周就可以获得更多工作时间。
同样,你如果开车上班,其实也浪费了大量的时间,你应该好好利用,把浪费的时间转变为巧妙地对自己进行投资的时间。
你在计算每周到底浪费了多少时间时,要注意花在路上的这些不必要的时间,想办法利用这些时间有效地工作。比如,如果你正打算去学校接孩子,每次都需要等待10分钟,那么你可以利用每周多出的这一小时做一些富有成效的工作。
你如果定期坐飞机,可以把漫长的候机和飞行时间利用起来。事先做好思考和计划,确保你带了笔、笔记本电脑和耳机,能上网,你就可以利用这些时间完善你的产品。在旅途中,这些都是有用的。
另外在开车时,你的耳朵和嘴是没有被占用的。你可以在开车时练习演讲,或者听一场有意思的演讲录音(只要你能确保这些不会影响交通安全)。为此,你可以提前下载很多主题的演讲。
你还可以考虑利用这个机会把你在车上的演讲录下来,这样其他人也可以在开车、锻炼或躺在沙滩上时听。通过这个方法,你可以利用开车的时间制作对你有用并能带来利润的产品。你可以想想,你利用开车时间制作的信息产品赚得的利润,可能比你这段路程需要的汽油钱还多。把你的车当作一个移动型的办公室吧,这样一来,你甚至可以把汽油、维修和保养的费用都记到你的账上报销。这些是当之无愧的工作开销。
(经济日报-中国经济网摘自江西人民出版社《极度效率》)
