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当没有听到信息时,谁应该负责调整?

2017年04月14日 09:46    来源:中国经济网   

  抓不住的600:管理多余的心智宽带

  人们的讲话速度大约是每分钟150个字,而大脑每分钟能处理的字数大约是前者的5倍——750个字。在大学同学聚会上,你正和几个老同学交谈,他们正在谈起以前的一些开心时刻。当他们叙述你过去的成绩时,你脑中却瞬间追溯起大四时的一段旧情。你回忆着自己当初结束这段感情时的痛苦,所有细节历历在目。你一边回想着整个分手的情景,一边却听着老同学们谈话、跟着他们一起笑。你的大脑同时处理着两段不相干的谈话。这种一边参与交谈、一边却思考着另外一件事的现象就叫做“抓不住的600”——这种现象在人们的工作中经常出现。其原理如下。人们的讲话速度大约是每分钟150个字,大脑每分钟能处理的字大约是说话速度的5倍——750个字。所以,当你在听别人说话时,你还有约每分钟600多字的多余心智去思考其他的事。当你说话或听别人说话时,你总会有多余的心智,这正是表达需要变得精简的原因。下面列举了一些“抓不住的600”的涵义。? 它会潜移默化。当你说话时,别人的想法很容易就影响了你的思路,你甚至会不自觉地开始分享这些想法。? 它会引起分神。不管你在说话还是在听,一个词语或某个不相关的干扰都能让你分神。? 它需要管理。不管你在说话还是在听别人说话,你都有必要管理自己的“抓不住的600”。

  “然后我发现,我真的收到了一条妻子发过来的信息。当然,我查看了这条信息。她告诉我,需要立即上交一份助学金文件,它已经过期了,但我女儿大学秋季学期要用——所以,我也必须回复。”

  “每个人都会遇到这样的事。你有一部智能手机,人们就能随时随地找到你,不管你在哪里,也不管你在做什么。”我补充说,试图帮他找理由。

  “是的。但这次我是在一个非常重要的会议上,而且在会议开始后10分钟,代理机构的人就开始问我问题。我感到有点被动,甚至有些紧张,因为我知道,自己一直没有认真听他讲话。”他说。

  “就像在高中上课时做白日梦,当老师点你回答问题时被抓到一样。”我有共鸣。

  “对,所以我试图回到会议中来并向他们道歉。我向他们解释刚才是在处理妻子发来的信息,并告诉他们,‘我们继续吧。’我感到有点分心,但我仍努力集中精神去听他们的计划和分析。然后,有人敲门——是我的同事,说有非常重要的事,而且只需耽误我几分钟时间。于是我走出会议室跟她讨论另一个项目,她需要我做出决策。她说了三四分钟,最终我不得不打断她。”他说。

  从这点上,我们就知道整个谈话是怎样的情形。

  “我回到会议室,再次道歉。每个人都说没关系,但是我们的会议气氛变得更糟,可供讨论的时间也更少了。与这个团队继续讨论几分钟后,我开始担心我们无法按时完成这次任务。处理这些悬而未决的问题就像在打一场失败的战役,我开始为接下来的会议感到担心。”

  “那么,你跟代理机构重新安排时间了吗?”我问他,不确定他是否意识到这点,他们那时的情况已经无法再次集中精力或者进行快速讨论。

  “没有,我开始变得烦躁。我也不知道为什么,会议似乎有了一种之前没有过的紧张感,而且这种感觉越来越强烈。”

  “那代理机构是否有人帮忙做下总结或者根据当时的情况进行

  调整?”

  “没有,”他回答说,“他们知道我有多忙,但仍然花了50分钟才讲到重点。他们所讲的内容铺垫太多,而且信息模糊。我知道他们都很聪明,但很可惜这些都没有体现出来。”

  “你认为这是谁的错呢?”

  “我不清楚这是谁的原因,但我总是碰到这样的事。而且,这些事变得越来越棘手,并没有变得更加清晰起来,随着时间的增加,这些琐碎的事逐渐变得令人崩溃。”艾德叹了口气。

  “但是,如果代理机构的人能更好地为你管理,情况会怎样呢?”

  “我?”艾德惊讶地看着我,再次陷入沉思。“也许你是对的,看手机短信、被打断的人是我,”他说,“但他们应该更快地说到问题的重点。”

  “艾德,你的世界不会变得更简单,只会变得更复杂,这种变化也不会停止,”我试着劝他,想让他感觉好点,“电话、电子邮件、短信、社交媒体,以及那些干扰你的事都会让你频繁地关注,而且它们不会立即消失。”

  “代理机构——或者其他任何需要引起你注意力的人——都需要对你有所适应和进行管理,他们应该明白这就是你的生活,”我说,“代理机构的聪明之处并没有在你这里体现出来,是因为做展示的人没能找到一种创造性的方式说出关键问题,来吸引你集中注意力。”

  当没有听到信息时,谁应该负责调整

  每天,其他高管也会遇到在艾德身上发生的事。一个聪明的人给一个事务繁忙的人做展示,而后者却不断地被信息轰炸、不时地被干扰、很容易走神,并且逐渐变得没有耐心。这是谁的错呢?

  当忙碌的高管们想要搞清状况但却迟迟听不明白时,他们就会选择离开。当你需要吸引像艾德这样的人的注意力时,你很可能已经遇到这样的情况。你知道自己要分享的观点很棒、你所提供的信息非常重要,但你该如何让他人愿意听你讲呢?

  在当代社会里,人们常常需要同时处理许多事情,大脑如同壁垒一样——而“简洁”就是进入人们大脑的钥匙。当你认为自己有一个小时的时间可以讲,于是直到讲话的末尾再抛出亮点,那就太迟了。在开始演讲的几分钟内,你已经失去了自己的听众——不管你的听众只有1个还是100个。但是,如果你引起了他们的注意力,并且能对其进行恰当的管理,那么,不管发生任何干扰,你所做的展示都不会受到影响。你要做的是在讲话的前5分钟内说到重点,而不是在50分钟内才做到。

  精简表达大师总是说的话少,成的事多。

  时间的把握是关键

  想要做到简洁的表达,不仅仅只从时间的角度出发。一位纽约的媒体培训师曾这样跟我说过:“想要做到精简表达,不仅要考虑时间问题,更重要的是让观众感觉到时间究竟有多长。”

  精简表达不仅仅是时间的问题不管是用统计字数还是用秒表或其他方法,对精简的定义并没有使用神奇的算法。精简,就是指表达紧凑,而不是指在短时间内快速地说出很多内容,要时刻思考如何用很少的话表达出丰富的意思。[brief]BITS

  因此,不要被“时间很短”这个狭隘的说法所蒙蔽。“精简”不是指用的时间最少,而是指尽可能地去利用好你所拥有的时间。

(责任编辑 :石兰)

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